INFORMATIVA PRIVACY
ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) articoli 13 e 14 e successive norme nazionali di adeguamento
Il presente documento (“Informativa”) intende fornirLe indicazioni in merito al trattamento delle informazioni, come di seguito specificate, che verranno da Lei fornite a Toyota Motor Italia S.p.A. e che verranno trattate dalla stessa; da Toyota Motor Europe NV/SA e/o da altri soggetti individuati per le finalità di seguito indicate. L’Informativa, in particolare, è resa ai sensi del Regolamento UE n. 679/2016 (“GDPR”) e successive norme nazionali di adeguamento (e congiuntamente al GDPR “Normativa Applicabile”).
- Identità e dati di contatto dei Contitolari del Trattamento
I contitolari del trattamento – ovverosia le persone giuridiche che determinano le finalità e i mezzi di trattamento dei dati personali – sono (i) Toyota Motor Europe NV/SA, con sede legale in Avenue du Bourget 60, 1140 Brussels, Belgium e (ii) Toyota Motor Italia S.p.A., con sede legale in Roma, Via K. Toyoda n. 2 (rispettivamente, “TME” e “TMI” e, congiuntamente, “Contitolari”).
In particolare, TMI e TME hanno sottoscritto un accordo – di cui Lei potrà avere evidenza in qualsiasi momento rivolgendosi ai recapiti indicati ai punti 2 o 8– che permette loro di gestire congiuntamente le informazioni che La riguardano, limitatamente a quanto descritto della presente Informativa.
- Dati di contatto del Responsabile della Protezione dei Dati (c.d. “RPD-DPO”)
Con riferimento alle questioni riguardanti il trattamento di dati personali, TMI ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati, reperibile al seguente indirizzo e-mail: tmi.dpo@toyota-europe.com
- Categorie di dati personali trattati
Nei limiti delle finalità e delle modalità descritte nella presente Informativa, potranno essere trattate informazioni che possono essere considerate (i) come “Dati personali semplici”, nei quali rientrano le Sue generalità, le Sue coordinate bancarie, i Suoi recapiti (quali, per esempio, numero di cellulare; indirizzo e-mail. Di seguito, congiuntamente, “Dati Personali”) e (ii) come “Dati particolari” in quanto caratterizzate, ai sensi della Normativa Applicabile, da una particolare natura; si riferiscono, infatti, alla salute fisica e, più in generale, sono in grado di fornire informazioni sullo stato di salute dell’utente.
Per comodità di riferimento, all’interno della presente Informativa, l’espressione “Dati Personali” dovrà essere intesa come riferimento a tutti i Suoi dati personali, salvo diversamente specificati.
- Finalità e base giuridica del trattamento
I Dati Personali raccolti verranno trattati per le finalità e in forza delle basi giuridiche di seguito riportate:
| Finalità | Base giuridica del trattamento |
| punto 4, lett. a): per la gestione del Suo rapporto contrattuale ovvero per dare esecuzione a misure precontrattuali (quali, per esempio, la richiesta di informazioni o quella di preventivo)[1]. In questo caso, Lei è libero di conferire i Suoi Dati Personali anche particolari; tuttavia il mancato conferimento non Le permetterà di instaurare il predetto rapporto e soddisfare la Sua richiesta | il trattamento è necessario in relazione all’esecuzione di un contratto di cui Lei è parte |
| punto 4, lett. b) previo Suo specifico consenso, per il compimento (e successivo utilizzo) di sondaggi e/o ricerche di mercato effettuate nell’interesse dei Contitolari e contattarLa, ai recapiti forniti, al fine di verificare la qualità del servizio reso nei Suoi confronti ed il Suo grado di soddisfazione anche mediante un’indagine di NPS (Net Promoter Score) (unitamente, “surveys”) | il Suo consenso |
| punto 4, lett. c): previo Suo specifico consenso, per inviarLe (i) reminders e comunicazioni promozionali relative ai Contitolari; e (ii) comunicazioni relative ad eventi organizzati da TMI o dai suoi partners commerciali (unitamente, “finalità di marketing”) | il Suo consenso |
| punto 4, lett. d): previo Suo specifico consenso, i Suoi Dati Personali potranno essere comunicati alle società del gruppo Toyota [v. punto 6] che, in qualità di autonomi Titolari, potranno trattare le informazioni che La riguardano per finalità di marketing e profilazione, come indicato al successivo punto [4.1.] (“Comunicazione a società del Gruppo Toyota”) | il Suo consenso |
- Finalità del trattamento: la profilazione (e la relativa base giuridica)
L’articolo 4 del GDPR definisce la profilazione come “qualsiasi forma di trattamento automatizzato di dati personali consistente nell’utilizzo di tali dati personali per valutare determinati aspetti personali relativi a una persona fisica, in particolare per analizzare o prevedere aspetti riguardanti il rendimento professionale, la situazione economica, la salute, le preferenze personali, gli interessi, l’affidabilità, il comportamento, l’ubicazione o gli spostamenti di detta persona fisica“.
Pertanto, deve essere considerata come l’insieme delle attività di raccolta ed elaborazione dei dati inerenti agli utenti di un servizio, al fine di suddividerli in gruppi a seconda del loro comportamento. Nell’ambito delle attività dei Contitolari, ove Lei esprima il Suo specifico consenso (lett. e – “Profilazione”), i Suoi Dati Personali potranno essere trattati dai Contitolari per tracciare una “storia” del suo rapporto commerciale con il mondo Toyota; considerando ogni diverso “touch point” (siano essi offline che online); determinando quali modalità d’interazione “cliente (o utente)/touch point” Lei ha utilizzato e quali potrebbero essere i Suoi obiettivi in base a degli indicatori di performance stabiliti: tale trattamento è volto ad elaborare un Suo profilo per personalizzare l’offerta di prodotti e servizi di vendita ed assistenza Toyota/Lexus e di specifici servizi da Lei richiesti. Il trattamento, così come descritto, garantisce pertanto la sicurezza e riservatezza delle Sue informazioni.
- Modalità di trattamento dei dati
Il trattamento dei Dati Personali avverrà mediante strumenti manuali, informatici o telematici, idonei a garantirne la sicurezza e la riservatezza e verrà eseguito da personale debitamente istruito al rispetto della Normativa Applicabile.
Oltre ai casi in cui si renda necessario contattarLa per esigenze connesse alla gestione della Sua posizione, ove Lei acconsenta al trattamento dei Suoi dati per le finalità di cui ai punti 4 e 4.1., Lei potrà essere contattato via e-mail, sms, o attraverso ogni strumento elettronico equivalente oppure a mezzo posta cartacea o chiamata tramite operatore a tutti i recapiti forniti. Ove prediliga essere contattato solo ad uno o alcuni di tali recapiti, ne potrà fare espressa richiesta mediante modulo reperibile nella sezione Privacy della pagina web www.toyota.it.
Ove Lei esprima il Suo consenso in relazione alle finalità di cui ai punti 4 e 4.1., i Suoi Dati personali saranno resi visibili e conservati in un archivio informatico di gestione dei rapporti con la clientela, cosiddetto Customer Relationship Management (CRM), di proprietà di TMI nonché eventualmente conservati in uno o più appositi archivi o database delle società del gruppo Toyota che, pertanto, potranno accedere al CRM. Essendo il CRM un database per la gestione condivisa ed unitaria dei dati in esso contenuti, Le evidenziamo che l’aggiornamento, rettifica e/o cancellazione di uno qualunque dei dati da Lei forniti comporterà l’aggiornamento, rettifica e/o cancellazione di tali dati nei confronti di tutti i soggetti appartenenti al gruppo Toyota. Con riferimento a TME si segnala che la stessa potrà accedere al CRM, ed utilizzare le informazioni ivi contenute, senza che sia necessario un Suo specifico consenso in quanto TME agisce in qualità di Contitolare del trattamento.
- Ambito di comunicazione dei Dati Personali – Diffusione
I Suoi Dati personali, potranno essere trasferiti:
| Soggetti destinatari dei Dati Personali | Finalità |
| Società terze che erogano servizi relativi all’attività di TMI e con le quali sono stati sottoscritti specifici accordi ai sensi della Normativa Applicabile | Supporto a TMI nella gestione delle attività |
| Società del gruppo Toyota Toyota [Toyota Financial Services Italia S.p.A., Toyota Insurance Management SE, Aioi Nissay Dowa Insurance Company of Europe SE] | Si veda punto 4 lett. d) |
| Società del gruppo Toyota Toyota [Toyota Financial Services Italia S.p.A., Toyota Insurance Management SE, Aioi Nissay Dowa Insurance Company of Europe SE] anche con sede in paesi non appartenenti all’Unione Europea in cui un adeguato livello di protezione dei dati personali non può essere assicurato dalle norme localmente vigenti. | Ai fini della tenuta della contabilità e dell’applicazione delle norme di settore applicabile |
La comunicazione dei Dati Personali verso i paesi non appartenenti all’Unione Europea avviene mediante “storage” dei dati personali in un sistema “cloud” localizzato negli U.S.A. a cura di un partner certificato di TME.
Le informazioni potranno, inoltre, essere comunicate ogni qualvolta la comunicazione possa essere necessaria per adempiere a richieste dell’Autorità Giudiziaria o di Pubblica Sicurezza. I dati raccolti non verranno in nessun caso diffusi.
- Periodo di conservazione dei dati (criteri di determinazione)
Di seguito una tabella che contiene le indicazioni dei tempi di conservazione (ovvero dei criteri di determinazione) dei Dati personali:
| Finalità | Tempi di conservazione |
| punto 4, lett. a) (gestione contratto) | Per tutta la durata del rapporto e successivamente per 10 anni (prescrizione ordinaria)
Inoltre, le informazioni di contatto e le informazioni identificative del veicolo potranno essere conservate per (i) 40 anni dalla data di produzione del veicolo per le informazioni legate alla anagrafica del telaio ed alle campagne di richiamo; (ii) 20 anni dalla data di produzione del veicolo per i reclami relativi alle garanzie; (iii) 10 anni dalla data di consegna del veicolo o 5 anni dall’ultimo contratto attivato (ovvero 5 anni dall’ultimo reclamo) per i contratti di estensione della copertura di garanzia. |
| punto 4, lett. b) (c.d. “surveys”) | 8 anni dalla raccolta, ferma la possibilità per l’interessato di modificare e/o revocare la propria volontà in qualsiasi momento |
| punto 4, lett. c): finalità di marketing | 8 anni dalla raccolta, ferma la possibilità per l’interessato di modificare e/o revocare la propria volontà in qualsiasi momento |
| punto 4, lett. d): comunicazione alle società del Gruppo Toyota per finalità di marketing e profilazione | 8 anni dalla raccolta, ferma la possibilità per l’interessato di modificare e/o revocare la propria volontà in qualsiasi momento |
| punto 4, lett. e): profilazione | 8 anni dalla raccolta, ferma la possibilità per l’interessato di modificare e/o revocare la propria volontà in qualsiasi momento |
- Diritti che Le sono riconosciuti
La informiamo che potrà esercitare i diritti riconosciuti dalla Normativa Applicabile tra cui, a mero titolo esemplificativo, il diritto (i) di accedere ai propri Dati Personali (e conoscerne l’origine, le finalità e gli scopi del trattamento, i dati dei soggetti a cui essi sono comunicati, il periodo di conservazione dei dati o i criteri utili per determinarlo), (ii) di chiederne la rettifica, (iii) la cancellazione (“oblio”), se non più necessari; incompleti, erronei o raccolti in violazione della legge, (iv) di chiedere che il trattamento sia limitato ad una parte delle informazioni che La riguardano; (v) nella misura in cui sia tecnicamente possibile, di ricevere in un formato strutturato o di trasmettere a Lei o a terzi da Lei indicati le informazioni che la riguardano (c.d. “portabilità” delle informazioni che La riguardano e di quelle che sono state da Lei volontariamente fornite); (vi) nonché di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento, nel caso in cui questo costituisca la base del trattamento. La revoca del consenso comunque non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso svolto prima della revoca stessa.
Lei ha, inoltre, il diritto di opporsi al trattamento dei Suoi Dati Personali, compresa la profilazione. I predetti diritti potranno essere esercitati mediante richiesta scritta rivolta senza formalità ai Contitolari [ovvero ai/al DPO] ai contatti indicati ai punti 1 e 2.
Il Titolare dovrà procedere in tal senso senza ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta. Il termine può essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste ricevute dal Titolare. In tali casi il Titolare entro un mese dal ricevimento della Sua richiesta, La informerà e La metterà al corrente dei motivi della proroga.
TMI Le ricorda che, laddove il riscontro alle Sue richieste non sia stato a Suo avviso soddisfacente, potrà rivolgersi e proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (http://www.garanteprivacy.it/) nei modi previsti dalla Normativa Applicabile.
[1] Si tratta di clienti c.d. lead (un soggetto che ha interagito con un canale di comunicazione di TMI e che ha fornito il consenso al trattamento dei propri dati personali, pur non avendo stipulato alcun contratto né elaborato un preventivo) o di clienti prospect (un soggetto che ha interagito con un canale di comunicazione di TMI e che ha fornito il consenso al trattamento dei propri dati personali, pur non avendo stipulato alcun contratto; a differenza del lead il prospect ha elaborato un preventivo).